1. Peça ajuda! Culminis e Ineta são associações de apoio a grupos de usuários e ambas estão em atividade no Brasil e podem ajudar com orientação e apoio organizacional.
2. Reúna uma equipe! Não adianta: se você não usa uma capa vermelha e usa a cueca por cima das calças não faça o evento só! Reúna uma equipe, liste as tarefas e…
3. Delegue tarefas! Aqui no COMTEC tínhamos pelo menos duas pessoas para cada função: coordenador geral (os caras que sabiam tudo o que estava acontecendo), material (crachá, banner, etc), coffe break (para eventos longos), infra-estrutura (pincel, apagador, projetor, etc),etc. Veja quem vai arrumar o site, arte do cartaz, banner, convidar palestrantes, correr atrás dos parocinadores, etc.
4. Reúnam-se! A equipe organizadora deve ter um pensamento comum. Agende reuniões e tente comparecer em todas. Mesmo se não tiver o que ser discutido, reúnam-se!
5. Data e local! Na primeira reunião do evento procurem definir data e local. Avaliem se realmente é possível fazer o evento na data proposta (cuidado com feriado, datas de prova em faculdades, outros eventos na cidade). Locais de eventos de grupos costumam ser auditórios de faculdade, teatros, auditórios de empresas, etc. Além de data e local, defina os tópicos que serão abordados no evento.
6. Hora da Informação: Palestrantes! Com base na lista de tópicos a serem apresentados, procure os palestrantes. Espero que você os consiga facilmente em sua cidade, senão, monte uma lista de palestrantes de fora e defina quanto você precisaria para tê-lo em seu evento.
7. Busque Patrocinadores! Hora de vender o evento. Monte um documento e liste temas, palestrantes e envie-o para empresas que poderiam se interessar pelo conteúdo do evento. Se o seu evento é um daqueles onde estas empresas poderiam levar alguns funcionários ou encontrar clientes, eles poderão ajudá-lo! Em seu documento liste como os patrocinadores podem ajudar (valores ou então "coisas" como passagens, hospedagem, etc). Esteja preparado para responder qualquer pergunta. Opções como logo dos pagtrocinadores no site, crachá, banner, etc. ajudam bastante. Marque uma data para verificar quanto foi arrecadado e defina coffe break, brindes, palestrantes externos, etc.
8. Tudo pronto? Hora do barulho! Divulgação! Cartazes, banners em sites, folders, boca-a-boca,mouse-a-mouse. Vale tudo, desde que valha a pena. Se você ainda tem algum tempo até o evento, vale a pena criar uma "newsletter" e enviar para as pessoas registradas no evento. Assim elas não perdem o pique e isso ajuda a convidar mais pessoas.
9. Acabou? Que nada! Veja os resultados! Elabore uma pesquisa de satisfação. Veja quantos estudantes, profissionais, homens, mulheres, se gostaram, do que gostaram do que sentiram falta… Um relatório para seus palestrantes e para os patrocinadores dá credibilidade e deixa as portas abertas para o próximo evento.

Outras dicas:

• TouchMachine – Se o seu evento é sobre tecnologia Microsoft, use o TouchMachine. O TM é um sistema de apoio a eventos no Brasil. Você registra seu evento e o mesmo é publicado no sistema internacional de eventos da Microsoft, permite registro via web e dependendo do tipo de evento ainda dá brindes!
• Coffe break – se as pessoas do seu evento estão nele pelos brindes e/ou comida, estão no lugar errado. Mas não adianta trancar as pessoas horas seguidas recebendo informação. O evento vira tortura. Temos que ter aquele intervalo de 20 a 30 minutos para relaxar e continuar. Opções baratas são salgadinhos (batatinhas, cheetos e cia.) com refrigerante. Senão, Bibsfiha tem sido muito bem aceito em eventos. Se ainda sim tiver dificuldades, procure empresas especializadas. Cuidado que em alguns lugares só são aceitos lanches credenciados. (Pensou em orçar na própria lanchonete do local?).
• Precisa de ajuda? Se você não for líder de algum grupo de usuários, procure um! Com certeza estarão aptos a ajudá-lo!

Bem, com certeza ainda tem muita coisa a ser listada, mas se você pensou pelo menos nas coisas que escrevi acima, tenho certeza que seu evento está bem planejado Aceito comentários!

Como você não pode dizer tudo que há para dizer em seu tópico da aula, ao menos diga o que seus alunos têm necessidade de ouvir.

Os temas mais instigantes
Cativar seus alunos será mais fácil se você souber as quatro coisas que mais despertam interesse nas pessoas; sexo, saúde, dinheiro e elas mesmas. Isto parece extraído de uma lista cínica, mas a maioria dos bons trainers baterá numa destas teclas, geralmente a última.

25 truques para que o comprem melhor
Como trainer, você também é um vendedor. Um vendedor de informações. Você pode vender sua informação com mais eficácia se lembrar que as pessoas compram por motivos emocionais, e não factuais. Quando for apresentar fatos, tente vincula-los às carências emocionais de sua platéia.

Abaixo está uma lista elaborada por um psicólogo sobre carências das pessoas, feita hierarquicamente, das mais elementares, às mais grandiosas. Tente associar sua aula às essas necessidades. Você sentira uma reação diferente dos alunos.

1. Ganhar dinheiro
2. Poupar dinheiro
3. Poupar tempo
4. Evitar esforço
5. Obter conforto
6. Melhorar a saúde
7. Fugir da dor
8. Ser popular
9. Atrair o sexo oposto
10. Ganhar elogios
11. Conservar seus bens
12. Aumentar seu lazer
13. Satisfazer a curiosidade
14. Proteger sua família
15. Estar na moda
16. Satisfazer um apetite
17. Condenar os outros
18. Ter coisas belas
19. Evitar críticas
20. Evitar problemas
21. Tirar vantagem das oportunidades
22. Ser individual e único
23. Proteger sua reputação
24. Ganhar controle sobre os aspectos de nossas vidas
25. Estar seguro

Conheça seus alunos
Já que você tem de atender as necessidades de seus alunos, você sabe quem são eles? Falando de um modo geral, eles têm necessidades, metas e dificuldades. Estude-os. Torne-se um deles.

Cuidado com a expressão corporal
Um detalhe que ainda não foi comentado, mas que agora é o mais importante é sua expressão corporal.

A linguagem corporal afeta sua apresentação no momento em que você aparece. Somos uma sociedade visual; as pessoas começam a fazer julgamentos baseados em sua linguagem corporal no momento em que a vêem.

Dicas para este momento:

• Fique tranqüilo.
• Fique ereto; ombros firmes.
• Fique confiante e descontraído.
• Não ponha as mãos nos bolsos ou cruze os braços na frente ou atrás.
• Não dê as costas para a turma.
• Evite sentar-se, apóie-se em suas duas pernas.
• Cumprimente seus alunos que chegarem.

Um pouco antes do início da apresentação, se você for ser apresentado por alguém, procure saber quem será essa pessoa e já acerte os detalhes de sua apresentação; geralmente esta pessoa apenas fará a apresentação do curso (nome, duração, horário e outros detalhes) e depois fará sua apresentação “formal”, apenas lhe passando a palavra.

Agora é com você.

Hora do show.

Neste momento você deve lembrar de todas as técnicas e dicas que já foram ensinadas. O momento é seu e sua preparação tanto técnica quanto didática é quem irá guiar sua aula.

Dicas para este momento

• Confie em você e no que está falando – Com confiança no que fala, você acalma a turma e os faz realmente a acreditar no que está sendo ministrado. A autoconfiança cria um clima de aprendizagem.
• Se estiver nervoso, não deixe sua turma saber – Lembre-se de sua privacidade interior.
• Não esqueça do esquema de aula, deixe-o acessível – Palavras chaves irão ajuda-lo caso esqueça algum detalhes. Elas estarão (pelo menos deveriam estar) no seu esquema de aula.
• Respire bem – Sua boca não ficará seca logo e você não ficará cansado.
• Permita-se errar – Se monitorando o tempo todo não deixa você relaxar e nem ser você mesmo. Relaxe.
• Administre os erros – Gaguejou? Na próxima palavra, não gagueje mais; Trocou datas? Desculpe-se e faça a correção; Alguém não entendeu o que você disse? Repita de forma mais clara e lógica.
• Relacione a matéria à realidade dos alunos – Facilita a compreensão, aumenta o interesse e atenção dos alunos. Uma das melhores dicas.
• Use linguagem adequada – Falar a mesma língua dos alunos é um convite à participação.
• Peça feedback – Lembre-se de pedir a um aluno para ele resumir o que você disse (Pergunte “O que você entendeu?” ao invés de “Entenderam?”). Assim você terá um real retorno da compreensão dos alunos.

Sua voz é seu cartão de visitas.
As percepções iniciais que uma pessoa tem de outra são três: visual (como percebemos), vocal (como soamos) e verbal (o que dizemos). Contudo, o aspecto verbal soma apenas 70% do quanto somos percebidos; nossa aparência representa 55% da impressão, e como soamos formam surpreendentemente 38%. Todavia, o som de nossa voz é algo em que pensamos muito pouco.

Ouça a si mesmo
O primeiro passo para conseguir uma voz poderosa é conhecer a sua. Você pode pensar que conhece sua voz; afinal, sempre está conversando com outras pessoas no trabalho, em casa, na rua. Mas nesses momentos você está escutando as vozes de outras pessoas e não a sua!

Ter sua voz pronta para falar em público significa ouvir o modo como começa as frases, forma vogais e faz uma pausa após os pontos. Você deveria praticar falando em voz alta freqüentemente. Use seus jornais, revistas, livros. Fale para as crianças, esposa, cachorro, recite no chuveiro, ouça discursos de políticos (ótima aula).

Conseguindo maior variedade na voz
Oradores têm muitas ferramentas à disposição para tornar suas vozes mais interessantes:

• Volume: acrescenta variedade no que você diz.
  Prática: Diga a palavra não uma porção de vezes, começando bem suavemente (quase sussurrando) e esforçando-se para tornar seu tom bem alto (quase gritando).
• Tom e inflexão: Ao contrário do volume, tom e inflexão refletem sua entonação de voz total.
  Prática: Diga o seguinte, deixando sua voz seguir as palavras: “Deixe sua voz baixar uniformemente , suave como um suspiro. Depois uniformemente, eleve-a o mais alto possível. Mantenha hoje o nível de altura de nossos tons; depois nivele e abaixe amanhã. Deixe o tom se elevar, depois deslizar para baixo. Aprenda a dizer não, não, NÃO”.
• Andamento e ritmo: Quão rápido ou lentamente você articula as palavras e sons.
  Prática: Nada melhor que repetir rapidamente aqueles muito conhecidos quebra-línguas: “O rato roeu a roupa do rei de Roma” e “O peito do pé de Pedro é preto”.
• Ênfase: Diz respeito à tonicidade de suas palavras e sílabas. Você tem de ter certeza que seus alunos irão entender a mensagem básica. Um erro comum dos oradores é enfatizar coisas demais.
  Prática: Utilize uma afirmação simples como “Estou indo ao armazém”. Use a mesma frase para responder a uma série de perguntas, enfatizando a palavra apropriada para responder a cada pergunta. Por exemplo:
  Quem está indo ao armazém? Eu estou indo ao armazém.
  Você está indo ou voltando do armazém? Eu estou indo ao armazém.
  Aonde você está indo? À padaria? Eu estou indo ao armazém.
• Atitude: A mesma palavra ou frase pode assumir significados diferentes, dependendo da atitude implícita em sua voz:
  Prática: Diga bem como se estivesse:
  Entediado
  Desgostoso
  Surpreso
  Emocionado
  Em dúvida
  Desconfiado
  Pensativo
• A pausa: Bons trainers usam a pausa de várias maneiras – para ênfase, efeito e humor. As pausas podem ser longas, médias, curtas ou muito curtas – quando você pára para tomar fôlego. Podem também assinalar uma transição.
  Prática: Na próxima vez em que você for dar boas notícias, pratique a pausa. “Espere só até lhe contar as novidades!”. Pausa. Conte até três lentamente. Você irá sentir expectativa do seu ouvinte. Usufrua isso e sinta seu poder.. e conte as novidades.

Respire corretamente
As pessoas tendem a começar as frases com uma nota alta e diminuir gradualmente; suas vozes começam a soar monótonas porque não têm fôlego suficiente para apoiar as variações da frase completa.

A cada dia que praticar – alongando a frase – sua resistência irá aumentando.

Segredos de uma voz poderosa

• Use uma voz calorosa e ressonante. Evite soar ríspido, rouco, fraco ou alto demais.
• Varie sua entonação, volume, força e ritmo. Capte a atenção das pessoas tornando notavelmente mais alto um tema importante.
• Tome bastante fôlego para concluir cada frase de entonação forte.
• Certifique-se de que seus pensamentos avançam rapidamente e construa sua argumentação.
• Demonstre uma vívida quantidade de energia vocal e física.
• Use perguntas retóricas para envolver a platéia, mas não exagere.
• Articule com clareza cada período, frase, palavra ou sílaba. Valorize ao máximo todos os sons de sua aula.
• Não “coma” letras (pra, em vez de para, por exemplo).
• Use pronúncia correta (até no inglês).
• Evite “oh”, “ah”, “hã”, “ta”, “entende?” e outros.
• Faça uso suficiente da pausa.
• Certifique-se de que sua voz se eleva quando você faz perguntas e baixa quando você faz afirmações.
• Use ênfase, pausas, inflexões, mudança de tom e voz alta para disfarçar o que você tem a dizer.

A melhor forma de fazer isso é buscar apoio. Seja em anedotas, exemplos histórias, casos.

Escolha bem suas histórias
Como uma ferramenta poderosa, o apoio pode ajudar demais ou de menos.

Certifique-se de que seus exemplos de apoio e citações sejam bem-ensaiados , acurados e ligados ao seu objetivo. É tentador seguir em frente com uma história ou fato sem uma verificação completa ; afinal, ninguém vai anotar exatamente tudo o que você está falando. Mas nunca se sabe quando alguém que sabe dos fatos verídicos possa aparecer e lhe deixar em situação delicada.

Os melhores oradores usam dados precisos, definições acatadas e boas fontes.

Boas histórias vendem seu peixe
Pessoas adoram histórias de outras pessoas. Procure focalizar seu apoio no ambiente do público.

No meio técnico isso não fica difícil. Conte um pouco de sua experiência, peça aos outros que falem um pouco ou conte o início de uma história e pergunte se algum aluno já passou por uma situação parecida. Caso afirmativo, deixe ele contar a história e, além de você ganhar mais atenção à aula, ganhará mais uma história para contar.

Fontes de apoio testadas e aprovadas

• Fatos – uma declaração que foi verificada. Dá credibilidade.
• Números e estatísticas – Cuidado, às vezes sem a “tradução” do apresentador eles podem não informar muita coisa aos alunos.
• Definições – ajudam muito os inexperientes e a compreensão de idéias e conceitos novos. Alguns cursos apresentam glossários.
• Exemplos – muito utilizados, principalmente por sua brevidade.
• Ilustrações – mais detalhadas que os exemplos e mais eficientes em muitos casos.
• Anedotas e histórias pessoais – cuidado apenas para não cais nas piadas de mau gosto e manter o foco.
• Autoridade – citar um especialista ou fonte conhecida dá credibilidade.
• Citações – oradores adoram pois geralmente fazem menção a uma autoridade.
• Testemunho – mais um motivo para incentivar os alunos a falar em sala.
• Analogias – facilita a compreensão quando você traz para o mundo do aluno o que está explicando.

Não julgue saber menos
Certas vezes em cursos, durante a apresentação, procuro conhecer bem meus alunos. De onde vêm, o que sabem e pretendem com o curso. No início, me assustava quando apareciam pessoas de grandes empresas e que aparentavam saber bem mais coisas do que eu.

Condense a informação
Se você é do tipo que procura exemplificar tudo o que fala com fatos e estudos de caso, provavelmente pode dobrar o tempo de sua aula e diminuir pela metade a paciência da maioria dos alunos em sala.

Respeite os limites
Como é difícil estipular regras para este assunto, lembre-se do seguinte: as pessoas esquecem 25% do que ouvem dentro de 24 horas; 50% em 48 horas, e 80% em quatro dias. Isso sem falar que suas palavras de sabedoria estarão concorrendo com os pensamentos dos alunos sobre o que eles fizeram naquele dia, o que farão amanhã, etc.

Seja breve, conciso e lembre-se da principal regra: não seja chato!

Você pode ter um assunto interessante, platéia/alunos aplicados e atenciosos, mas se não estruturar sua apresentação, você se sentirá como se tivesse escorregado, como se estivesse faltando um degrau em sua escada.

Após ministrar um módulo, procure obter feedback de seus alunos. Escute-os. Mas não pergunte apenas “Entenderam ?”, pergunte “O que vocês entenderam?”

• Admita seus medos; compreenda suas origens.
• Utilize a energia que o medo produz.
• Reconheça que o medo é uma coisa normal para instrutores.
• Entenda que você não precisa demonstrar seu medo.
• Visualize-se como um orador convincente.
• Encare os alunos como aliados; concentre-se nas necessidades deles.
• Combine o preparo com a prática.
• Crie truques para espantar o medo.
• Pense de forma positiva sobre si mesmo.
• CONFIE NO QUE VOCÊ ESTÁ FALANDO.

Identifique-se com o público: uma boa apresentação ajuda muito. Conheça seu público, veja as necessidades, no que eles mais se interessam sobre o que você vai falar. Esse vínculo aproxima o público.

Use a empolgação: concentre-se em querer dizer ao seu público alguma coisa – alguma coisa que você ache realmente digna do seu tempo e do tempo deles. É o tipo de coisa contagiante que faz você pensar mais no que está falando do que em si mesmo. Não existe melhor remédio.